مدیر و تصمیم های اقتصادی در مدرسه (1)

هدف اصلی از این نوشته، معرفی چگونگی فرآیند تصمیم گیری برای رفع مشکلات و تشریح نیازها، تمایلات و خواسته های اقتصادی مؤثر بر تصمیم گیری های مدرسه یا سازمان است.

در فرآیند تصمیم گیری، تصمیم های خرید در مدیریت امور مالی،نقش مهمی ایفا می کند. هر تصمیم برای خرید کالا، نوعی مبادله است. هنگامی که چیزی می خریم، این فرصت را که از پولمان استفاده ی دیگری بکنیم، مثلاً آن را پس انداز کنیم یا چیز دیگری بخریم، از دست می دهیم.

برای این که تصمیمات خوبی برای خرید بگیریم، باید با فرآیندی منطقی و گام به گام، که ما را از طریق تعیین نیازها و ارزش یابی گزینه های جای گزین، قبل از اتخاذ تصمیم نهایی به پیش می برد، پولمان را صرف راه هایی کنیم که بیشترین بهره را می رسانند.

گام اول: تعریف مسئله

اولین گام در فرآیند تصمیم گیری، تعیین مسئله ای است که قرار است حل شود. زمانی که مسئله را پیدا کردیم، می توانیم به شیوه ای که با وضعیت مالی ما تناسب دارد، به دنبال راه حل بگردیم.

تعیین مسئله به این راحتی ها هم که به نظر می رسد، نیست. برای مثال، فرض کنید که برای انجام دادن وظایف، به یک رایانه نیاز داریم. ولی این رایانه قرار است چه نیازهایی را برطرف کند؟ آیا می خواهیم که هم در منزل و هم در مدرسه از آن استفاده کنیم؟ آیا برای انجام دادن تکالیفمان به یک درایور دی وی دی نیاز داریم یا تمایل به داشتن این قطعه، تنها در صورت توانایی خرید آن است؟

برای تعیین دقیق مسئله ای که قرار است حل شود، باید کاربردهای خاصی را که قرار است این وسیله در زمان حال و آینده ی قابل پیش بینی انجام دهد، مشخص کنیم. ضمناً باید بین خواسته ها (تمایلات) و نیازها تفاوت قایل شویم. از آن جا که منابع ما محدودند، مجبوریم برای تأمین نیازها، برخی تمایلات را نادیده بگیریم.

گام دوم: کسب اطلاعات دقیق مسئله

بعد از مشخص شدن مسئله، باید برای راه حل های احتمالی، اطلاعات جمع آوری و تمام گزینه های جای گزین و قیمت ها را فهرست کنیم. برای مثال خرید رایانه، گزینه های احتمالی چنین خواهد بود:

- استفاده از رایانه در مدرسه (دانشگاه) یا در یک کتاب خانه ی عمومی؛

- اجاره ی رایانه در یک مرکز تکثیر یا فروشگاه لوازم الکترونیک؛

- خرید یک رایانه و چاپگر جدید؛

- خرید یک رایانه و چاپگر دست دوم.

برای گرفتن یک تصمیم عاقلانه، باید بدانیم که چه کالاها و خدماتی متناسب با نیازهای ما در دسترس هستند و هزینه ی خرید یا استفاده از هر کدام چه قدر است؟ برای مثال، مرکز ارائه خدمات رایانه ای منطقه در چه فاصله ای از مدرسه واقع شده است و هزینه ی استفاده از آن و زمان صرف شده به چه میزان است. بیش تر کتاب خانه ها رایانه هایی برای استفاده ی دانش آموزان و معلمان دارند و این دستگاه ها برای کارهای تحقیقاتی امکان دست رسی به اینترنت را ارائه می دهند. یا این که می توانیم به یک مرکز مجهز تکثیر یا فروشگاه های کالاهای الکترونیک، که برای استفاده از رایانه هزینه دریافت می کنند، برویم. معمولاً هزینه ی استفاده به صورت ساعتی به اضافه ی هزینه ی صفحات پرینت گرفته شده است.

برای خرید احتمالی یک رایانه ی نو یا کارکرده، ابتدا باید مشخصات مورد نظر را فهرست و سپس برای خرید مقایسه ای، به فروشگاه های رایانه، فروشگاه های زنجیره ای و حراجی های گوناگون مراجعه کنیم. آگهی های روزنامه و اینترنت هم منابع خوبی برای خرید رایانه و چاپگر دست دوم هستند.

از اطلاعات جمع آوری شده در مورد گزینه های کالاها و خدمات، یادداشتی تهیه می کنیم. با این کار، می توانیم انتخاب های جایگزین و قیمت ها را مشخص تر کنیم.

گام سوم: مقایسه ی گزینه ها

منابع ما، زمان و سرمایه، محدودند. هر انتخابی برای خریدن چیزی، نوعی مبادله است. خرید یک چیز یعنی از دست دادن موقعیت برای خریدن چیزی دیگر با همان پول یا پس انداز آن برای خریدهای آتی. هرگاه دست به انتخاب می زنیم، ارزش بهترین جای گزین بعدی، هزینه های آن انتخاب است.

هنگام مقایسه ی هزینه های نهایی، زمان و راحتی را هم درکنار هزینه های نقدی مورد نظر بگیریم. در برخی موارد، مادامی که هزینه ها منطقی برآورد می شوند، ممکن است راحتی مهم تر از هزینه ی نقدی باشد. برای مثال رایانه، ممکن است به این نتیجه برسیم که راحتی داشتن یک رایانه شخصی، ارزش هزینه کردن پول های اضافی را دارد. همچنین ممکن است به این نتیجه برسیم که گرچه هزینه ی خرید یک رایانه ی نو بیش تر است، ترجیح می دهیم که از تریدهای ناشی از احتمال تعمیر یک رایانه ی کارکرده، اجتناب کنیم. خرید رایانه ها و چاپگرها دست دوم، ریسک پذیر است؛ زیرا ممکن است صاحبان قبلی به درستی از آن ها مراقبت نکرده باشند.