کانون ارزیابی فرایند انتخاب

کانون ارزیابی فرایند انتخاب

"سامانه صدای مشاور تحصیلی"

مشاوره دهنده تخصصی انتخاب رشته

برای تماس با مشاورین ما تنها با تلفن ثابت و بدون گرفتن کد، با شماره  9099071613  تماس بگیرید.

تماس از 8 صبح تا 12 شب

حتی ایام تعطیل

کانون ارزیابی فرایند انتخاب

بسیاری از کارفرمایان بزرگ، در بخش پایانی فرایند انتخاب و انتصاب خود، از مقوله ای تحت عنوان "کانون ارزیابی"، "روزهای ارزیابی" یا "مصاحبه نهایی" استفاده می کنند. در این مراکز، عملکرد و فعالیت شما در بخش های فرایند، طی دو روز به وسیله چند ارزیاب مجرب از واحد ستادی استخدام، موردارزیابی قرار می گیرد. در این بخش از فرایند انتخاب، از فنون خاصی که برای ارزیابی تناسب و تطابق شما برای یک شغل یا نقش خاص طراحی شده، استفاده می شود و عملکرد شما به صورت فردی و تیمی، مورد ارزیابی قرار می گیرد. ارزیابی کاندیداها توسط ارزیابان متعدد و براساس معیارهای مختلف، جنبه عادلانه انتخاب را قوت بخشیده و به شما فرصت بهتری برای تشریح و ارائه مهارت ها می دهد.

این مقاله، بر آن است تا به شما کمک کند آشنایی مناسبی با مفاهیم و تکنیک های کانون ارزیابی پیدا کرده و بتوانید خود را برای شرکت در این کانون آماده و حضوری تاثیرگذار و مثبت از خود به نمایش بگذارید.

کانون ارزیابی و فرایند انتخاب

کانون ارزیابی، مکان نیست بلکه روشی برای ارزیابی کاندیداها با استفاده از فنون استاندارد و تحت شرایطی کنترل شده است. این فنون، باعث می شوند تا فرایند انتخاب واقعی تر شوند. کانون ارزیابی، رویکرد ارزیابی جامعی است که به کاندیداها فرصت می دهد تا مهارت های خود را در شرایط متفاوت به نمایش بگذارند. البته هدف اصلی آن، ارزیابی مهارت ها و توانایی های مدیریتی است.

گسترده ترین استفاده از کانون ارزیابی، انتخاب مدیران و سرپرستان است. در این کانون، کاندیداها در شرایطی مشابه که در شغل با آن مواجه می شوند، قرار می گیرند و به این ترتیب ارزیابی واقعی تری از مهارت های مدیریتی افراد حاصل می شود.

در کانون ارزیابی، کاندیداها طی تمرینات فردی و گروهی، مصاحبه ها و شبیه سازی های مختلف، میزان توانایی و مهارت خود را برای تصدی پست های مدیریتی و سرپرستی، به معرض نمایش می گذارند.

به منظور انجام فرایند کانون ارزیابی، استانداردها و الزامات زیر مورد نیاز است:

۱) ابتدا باید تحلیلی شغلی از رفتارهای مناسب و مرتبط برای تعیین شایستگی ها (ابعاد، نگرش، خصوصیات، کیفیات، مهارت ها، توانایی ها، انگیزه، دانش) و الزامات موردنیاز برای عملکرد موثر و آنچه باید در کانون ارزیابی موردارزیابی و سنجش قرار گیرد، صورت پذیرد.

۲) مشاهدات رفتاری ارزیابان باید در قالب شایستگی های معنادار و مرتبطی نظیر: خصوصیات، علائق، کیفیات، مهارت ها، توانایی ها، دانش و وظایف، طبقه بندی شود.

۳) ابزار به کارگرفته شده در کانون ارزیابی، باید برای ارزیابی این شایستگی ها طراحی شود.

۴) برای ارزیابی باید از ابزار چندگانه ای بهره جست. این ابزار می توانند شامل آزمون ها، مصاحبه ها، پرسشنامه ها و شبیه سازی ها باشد.

۵) ابزار ارزیابی باید شامل شبیه سازی هایی باشد که به اندازه کافی با شغل، مرتبط بوده و امکان مشاهده رفتارهای فرد را از زوایای مختلف برای ارزیاب فراهم آورد.

۶) برای هر کاندیدا باید از چند ارزیاب استفاده کرد. نکته قابل توجه، درنظر گرفتن متغیرهای جمعیت شناختی مانند: قومیت، سن، جنسیت و موقعیت محلی کار است. همچنین، سرپرست یا مافوق فرد نباید در فرایند ارزیابی شرکت کند.

۷) ارزیابان باید از طریق آموزش، به مفهومی صحیح و مشترک از شایستگی های عملکردی دست پیدا کنند.

۸) برای ثبت دقیق مشاهدات رفتارهای کاندیدا در زمان وقوع، ارزیابان باید از شیوه هایی مانند: یادداشت برداری، جدول مشاهدات رفتاری و چک لیست رفتاری بهره جویند.

۹) هر یک از ارزیابان باید گزارشی از مشاهدات خود را در هر یک از تمرین ها، در جلسه تصمیم گیری نهایی ارائه داده و پس از بررسی و مباحثه، به اجماع برسند.

ابزار مورداستفاده در کانون ارزیابی

برای سنجش شایستگی های مورنظر، ابزار متفاوتی وجود دارد که برخی از آنها عبارتند از:

۱) شبیه سازی ها

این ابزار، به معنای همانندسازی از تجربه زندگی واقعی است. شبیه سازی می تواند به صورت بحثی گروهی در خصوص مشکلی واقعی باشد، رفتاری باشد که فرد در پاسخ به محرکی خاص در قالب یک نقش ایفاء می کند، سخنرانی کاری یا تمرین کارتابل برای نمایش نحوه تصمیم گیری کاندیدا درخصوص فعالیت های کاری باشد و یا نوعی موردکاوی باشد که طی آن، کاندیدا به حل مشکلات کاری می پردازد.

تمرین کارتابل، یکی از شاخص ترین تمرین هایی است که در فرایند کانون ارزیابی مورداستفاده قرار می گیرد. در این تمرین، مجموعه ای از وظایف مدیریت در کارتابل کاندیدا قرار داده می شود و از وی خواسته می شود، درخصوص رسیدگی به این مجموعه، با درنظر گرفتن اهمیت و اولویت، اقدام کند. این مجموعه می تواند شامل یادداشت ها، نامه ها، گزارش ها، کنفرانس ها، تماس های تلفنی، برنامه های کاری و... با اولویت های مختلف باشد. در این تمرین، کاندیدا باید هر کاری که انجام می دهد، یادداشت کند. به این ترتیب او وادار می شود تا به بهترین نحو ممکن عمل کرده و رویکردها و راهکارهای خود را درخصوص حل مسئله، تفویض اختیار و مهارت های ارتباطی و مکاتباتی، به نمایش بگذارد.

۲) آزمون ها

آزمون، به کار یا مجموعه ای از کارها برای جمع آوری نظام مند مشاهدات اطلاق می شود که نمایانگر دیدگاه یا ویژگی های علمی، تحصیلی و روان شناختی است. در آزمون، غالباً کاندیدا باید به مواردی پاسخ دهد که ارزیاب به وسیله آنها بتواند به نکاتی درباره موضوعی که باید سنجیده شود، پی ببرد. آزمون ها عمدتاً به سنجش سه ویژگی زیر می پردازند:

هوش:

سنجش هوش تدوین مجموعه ای از کارها (محرک ها) و مشاهده پاسخ فرد به آنهاست. ماهیت کارها، تعیین کننده پذیرش افراد و یا رد آنهاست. گفتنی اینکه هوش مستقیماً اندازه گیری نمی شود بلکه پاسخ فرد به موارد مطرح شده در آزمون، تعیین کننده میزان آن خواهد بود.

عملکردی:

در آزمون های عملکردی به جای پاسخ گویی به سوالات، به انجام واقعی کار می پردازد. در این آزمون ها که معمولاً به صورت انفرادی انجام می شود، ارزیاب خطاهای فرد را شمارش کرده و عملکرد آتی فرد را پیش بینی می کند.

شخصیت:

این آزمون ها درصدد اندازه گیری تعدادی از خصوصیات و ویژگی های فرد است.

۳) مصاحبه ها

بخش اصلی کانون ارزیابی را جلسات مصاحبه تشکیل می دهد. مصاحبه های کانون ارزیابی، از جنس مصاحبه ساختار یافته است. زیرا از تمامی کاندیداها سوالاتی یکسان پرسیده می شود. ارزیابان مختارند که به تناسب پاسخ های افراد، اطلاعات اضافی دیگری را نیز در راستای سوالات مصاحبه، به دست آورند.

مصاحبه ها معمولاً در سه قالب زیر برگزار می شوند:

مصاحبه فنی:

این مصاحبه با یک مدیر ارشد صفی و مسلط بر موضوع و صنعت انجام می پذیرد و از کاندیدا درباره محتوا و ارتباط مدرک تحصیلی، تجارب کاری و... اطلاعاتی اخذ می شود.

مصاحبه شخصی:

این مصاحبه اغلب با یکی از اعضای تیم منابع انسانی که غالباً در زمینه یافته ها و تجربیات پیشین وعلائق و مسیر شغلی آرمانی کاندیدا متمرکز است، انجام می پذیرد.

مصاحبه گروهی یا میزگرد:

این مصاحبه با بیش از ۵ تا ۶ مصاحبه کننده در زمینه های فنی و منابع انسانی برگزار می شود.

نکته قابل توجه این است که سوالات مصاحبه، در ارتباط با شایستگی های مشخص و برای سنجش آنها پرسیده می شود. این سوالات به گونه ای طراحی شده اند که اطلاعات لازم در مورد نحوه عملکرد فرد در موقعیت های واقعی شغل را فراهم کرده و رفتارهای گذشته وی را در برخورد با آن موقعیت ها، نشان می دهند.

فعالیت هایی که کانون ارزیابی تلقی نمی شوند

فعالیت های زیر، کانون ارزیابی تلقی نمی شوند:

۱) رویه های ارزیابی که در آنها ارزیابی شونده به صورت علنی و آشکار در شبیه سازی ها شرکت نمی کند. مثلاً برنامه های کامپیوتری کارتابل چندگزینه ای، مصاحبه های تلفنی برای بررسی تمایلات رفتاری و آزمون کتبی شایستگی

۲) مصاحبه های حضوری و یا سلسله مصاحبه های متوالی، به عنوان تنها تکنیک ارزیابی.

۳) اتکا بر تکنیک منفرد (صرفنظر از اینکه شبیه سازی باشد یا خیر) به عنوان تنها تکنیک ارزیابی. اگر تکنیک مورداستفاده، نوعی تکنیک ارزیابی جامع باشد که تمامی بخش های مرتبط شغلی را در قالب شبیه سازی در خود جای می دهد، از این شاخص مستثنی خواهد بود.

۴) استفاده از سلسله آزمون هایی که اندازه گیری آن براساس قلم و کاغذ صورت گرفته است. صرف نظر از اینکه قضاوت آماری است یا کیفی.

۵) ارزیابی فقط توسط یک ارزیاب.

۶) استفاده از چندین شبیه سازی با بیش از یک ارزیاب، بدون اجماع و اتفاق نظر نهایی.

۷) مکانی فیزیکی به عنوان "کانون ارزیابی" که عملاً الزامات متدولوژی کانون ارزیابی را رعایت نمی کند.

آموزش ارزیابان

محتوای اصلی برنامه آموزشی ارزیابان، شامل آموزش مراحل، مفاهیم و فنون زیر است:

۱) چگونگی مشاهده و ثبت رفتار

۲) نحوه طبقه بندی رفتار در قالب شایستگی های موردارزیابی

۳) چگونگی امتیازدهی (یا ارزش گذاری) رفتار مرتبط با هر شایستگی.

هیچ شیوه ای مشخص برای آموزش ارزیابان وجود ندارد. هدف از آموزش ارزیابان، ایجاد توانایی برای ارزش گذاری دقیق و معتبر رفتار کاندیداهاست. ارزیابان باید به درک صحیحی از جایگاه ارزیابی و شایستگی هایی که باید ارزیابی شوند، برسند. این مسئله، درک انواع رفتارهای مرتبط با شایستگی های ارزیابی را نیز شامل می شود. ارزیابان باید از مهارت کافی در ثبت و طبقه بندی رفتارها در قالب شایستگی های مورد ارزیابی برخوردار باشند و بتوانند رفتارها و شایستگی های مرتبط با فرایند ارزیابی را به سرعت تشخیص دهند.

میزان و اندازه آموزش ارزیابان محدود نیست و بسته به مواردی نظیر آشنایی قبلی ارزیاب با فنون ارزیابی، پیشینه ارزیابی، دانش و تجربه ارزیاب و نیز جایگاهی که ارزیابی می شود، متغیر است. از سوی دیگر، حداقل زمانی مشخص برای آموزش ارزیابان تعیین نشده است، اما برای آموزش افراد فاقد تجربه قبلی ارزیابی، برای هر روز ارزیابی، دو روز آموزش می تواند مطلوب باشد.

پس از آموزش، ارزیاب باید حداکثر ظرف شش ماه در فرایند کانون ارزیابی به ارزیابی بپردازد، در غیر این صورت شرکت در کلاس های یادآوری برای او ضرری به نظر می رسد.

آمادگی برای حضور در کانون ارزیابی

حضور تاثیرگذار و مثبت در کانون ارزیابی، نیازمند آمادگی در برخی حوزه هاست. در این خصوص لازم است دستورالعمل هایی را که براساس آنها به کانون ارزیابی معرفی می شوید، با دقت مطالعه کنید و اگر به انسجام و راهنمایی بیشتری برای تکمیل فرایند کانون ارزیابی نیاز دارید، با متولیان آن تماس بگیرید. شما باید:

تقاضانامه یا پیشینه خود را به دقت مطالعه کنید و به قسمت هایی از فرم یادشده که باعث سوال و ابهام در مصاحبه اولیه شده است، توجه بیشتری معطوف دارید. کارفرما، در مورد پاسخ هایی که شایستگی و صلاحیت شما را ارزیابی می کند تفتیش و تفحص بیشتری کرده و درخصوص مواردی نظیر فقدان تجربه کاری مرتبط، نتایج ضعیف آزمون، شغل های پاره وقت غیرمعمول و سرگرمی های موردعلاقه فرد، تحقیق و بررسی می کند.

وب سایت شرکت را بررسی کنید تا مطمئن شوید از تمام اطلاعات، پیش نیازها و مهارت هایی که کارفرما در مورد آن شغل دنبال می کند، آگاهی کامل دارید.

از به روز بودن خود در مورد اخبار و اطلاعات جدید شرکت، شامل اطلاعات عملکرد مالی، محصولات، خدمات و... اطمینان حاصل کنید. چنین اطلاعاتی معمولاً در وب سایت شرکت یافت می شود.

چند روز قبل از حضور در کانون ارزیابی، از طریق رسانه های جمعی و روزنامه، اخبار و رویدادهای جدید را دنبال کنید.

از طریق کسانی که به تازگی در کانون ارزیابی حضور یافته اند، بازخوردهای مصاحبه های انجام شده را جویا شوید.

به رغم تمامی این گام ها، باز هم آمادگی برای حضور در کانون ارزیابی، فرایندی دشوار است. شاید بهترین توصیه این باشد که آرامش خود را حفظ کنید و واقعاً خودتان باشید. بیشتر کارفرمایان قبول دارند که حضور در کانون ارزیابی برای بسیاری از شرکت کنندگان، توام با دلهره و ترس است. شما در مراحل اولیه، بخوبی کارفرمای خود را تحت تاثیر قرار داده و شانس موفقیت شما تا این مرحله به ۵/۱ یا ۶/۱ رسیده است. به خاطر داشته باشید که الزاماً در حال رقابت با دیگر افراد شرکت کننده نیستید. زیرا برخی از کارفرمایان، فرایند انتخاب خود را در چند کانون ارزیابی انجام داده و انتخاب نهایی را از میان تمامی این کانون ها انجام می دهند.

نکاتی برای آمادگی جهت شرکت در تمرین های گروهی

طی هر یک از تمرین های گروهی، یک یا دو ارزیاب متخصص، رفتارهای شما را نظاره کرده و بسیار مهم است که شما:

موضوع را به دقت بخوانید و تمام دستورالعمل ها را درنظر بگیرید.

از پیگیری دقیق موضوع توسط گروه اطمینان حاصل کرده و از هرگونه مباحث انحرافی پرهیز کنید.

به دیگر اعضای گروه احترام گذاشته و مثلاً با تغییر جایگاه افراد، به حالتی برسید که تک تک اعضای خود را عضوی از گروه حس کرده و سعی کنید افراد ساکت و خجالتی گروه را نیز وادار به بحث کنید.

حضور خود را محسوس و ملموس کنید و از سکوت و کم تحرکی جدا خودداری ورزید.

اصول تمرین گروهی را زیر سوال نبرده و از تکروی اجتناب کنید.

بحث را به مشاجره تبدیل نکرده و سعی کنید در قالب گروه حرکت کنید.

مودب باشید و درصورت ابراز نظر مخالف، از عباراتی مثل "نکته خوبی است، ولی فکر نمی کنید که..." استفاده کنید.

مراودات جمع را حمایت کرده و در قبال احساسات دیگران، ابراز احساسات کنید.

اگر قرار شد نظر گروه را درخصوص موضوع و یا نتیجه یک فعالیت اعلام کنید، از وسایل بصری مناسب استفاده کرده و سعی کنید شخصاً به عنوان نماینده گروه، این کار را انجام دهید. زیرا باعث می شود که نقش شما در مقایسه با دیگر اعضای گروه، شاخص و پررنگ تر به نظر بیاید.

در نهایت اگر شخصی در حالتی سلطه جویانه، هدایت گروه را به دست گرفت، اصلاً نگران نشوید. زیرا این سبک برای ارزیابان، چندان خوشایند نخواهد بود.

نکاتی برای آمادگی شرکت در جلسه ارائه مطالب

برای آمادگی در بخش ارائه مطلب، رعایت نکاتی چند الزامی به نظر می رسد. در این خصوص از شما خواسته می شود تا شرح مختصری از خود ارائه و یا در مورد موضوعی مشخص صحبت کنید که معمولاً نباید این سخنرانی بیش از ۵ یا ۶ دقیقه به طول بینجامد.

نکات ضروری برای یک ارائه خوب عبارتند از:

زمان را در نظر داشته باشید.

شفاف و واضح با جمع صحبت کنید.

ارائه خود را با یک مقدمه و سپس مفاهیم اصلی و در نهایت جمع بندی کلی، ساختاربندی کنید.

خلاصه ای از مطالب را تهیه کرده و لغات کلیدی را یادداشت کنید تا از بحث خارج نشوید، اما حرف های خود را از روی آنها نخوانید.

سعی کنید اندکی بامزگی را چاشنی کار خود قرار دهید.

فقط مطالبی را بیان کنید که قادر به دفاع از آن هستید.

نکاتی برای آمادگی شرکت در جلسه مصاحبه

برای آمادگی در جلسات مصاحبه، به خاطر داشته باشید که هرگونه شک و شبهه ای که در اولین مصاحبه ایجاد شود، در مرحله مصاحبه پایانی با دقت بیشتری مورد بررسی قرار می گیرد. بنابراین مهم است که شما:

قبل از هر پاسخی فکر کنید.

سوالات را با صداقت پاسخ دهید.

تلاش کنید تا نکات منفی مطرح و بزرگنمایی شده از سوی مصاحبه گر را به سمت جنبه مثبت مسئله سوق دهید.

پس از کانون ارزیابی

در پایان فرایند ارزیابی، بازخوردی از کانون ارزیابی دریافت می کنید. حتی ممکن است از شما دعوت شود تا طی چند روز آتی، برای دریافت نتیجه مراجعه کنید. در نتیجه ارزیابی، پذیرش یا رد، به شما اعلام می شود.

به طور کلی، اگر اطلاع رسانی بسیار زود صورت پذیرد، به این معناست که پست را احراز کرده و یا موفق به تصدی آن نشده اید. اگر تا موعد مقرر خبری دریافت نکردید، یعنی در لیست ذخیره قرار گرفته اید و شانس پذیرش شما منوط به انصراف کاندیدایی دیگر خواهد بود.

بعد از هر مصاحبه یا فرایند انتخاب و انتصاب، فرصت خوبی است که زمینه هایی را که حس می کنید به خوبی از عهده انجام آنها برآمده اید و همچنین مشکلاتی را که حین فرایند با آنها مواجه شده اید، ثبت کنید. به این ترتیب، عملکرد شما برای حضور در کانون های ارزیابی آتی، بهبود خواهد یافت.

ارزیاب: شخصی که برای مشاهده، ثبت، طبقه‌بندی و قضاوت قابل اعتماد و صحیح در مورد رفتار ارزیابی شونده آموزش دیده است.

ارزیابی شونده: شخصی که شایستگی‌های او در کانون ارزیابی اندازه‌گیری می‌شود.

اعتبار: این که فرایند با ابزار ارزیابی مانند کانون ارزیابی، نتایج مفیدی به دست می‌دهد.

بازخورد: اطلاعاتی که عملکرد واقعی را با یک سطح مطلوب و استاندارد عملکرد مقایسه می‌کند.

تجزیه و تحلیل شغل: فرایندی که (ترکیبی از تکنیک‌هایی نظیر مصاحبه، مشاهده، متولیان، چک لیست‌های شغلی و مصاحبه با مدیران مافوق) برای تعیین شایستگی‌های مربوط با موفقیت یا شکست در یک شغل، نقش شغلی یا گروه شغلی استفاده می‌شود.

روایی: این که فرایند ارزیابی، نتایج یکسانی را شرایط مشابه تکراری به دست می‌دهد.

شایستگی: مجموعه‌ای از رفتارهای مشخص، قابل مشاهده و مستند که می‌توانند به طور صحیح و منطقی در کنار هم طبقه‌بندی شوند و از عوامل موفقیت در شغل به حساب می‌آیند.

شبیه‌سازی: تمرین یا تکنیکی که برای بروز رفتار مرتبط با ابعاد عملکردی شغل در راستای واکنش به محرک‌های موقعیتی استفاده می‌شود.

کانون ارزیابی: فرایندی که از فنون چندگانه و ارزیابان متعدد برای قضاوت در مورد شایستگی‌های ارائه شده توسط شرکت‌کننده استفاده می‌کند.

منابع

۱. American Educational Research Association, American Psychological Association. And National Council on Measurement in Education. ۱۹۹۹. Standard for educational and psychological testing. Washington, DC: American Psychological Association.

۲. Careers &Employability Service, www.liv.ac.uk/careers

۳. Guidelines and Ethical Considerations for Assessment Center Operations, International Task force on Assessment center Guidelines, Endorsed by the ۲۸th International Congress on Assessment Dimensions International.

۴. The Assessment Center Method, Applications, And Technologies, William C. Byham, Development Dimensions International, Inc., MMI